Recepção como organizar

Organizar uma recepção é uma tarefa que exige planejamento e atenção aos detalhes. Entre a lista de convidados e o dia seguinte ao evento, várias etapas precisam ser cumpridas. A melhor maneira de tornar este acontecimento inesquecível é analisar bem cada fase do processo e escolher um meio termo entre o que mais agrada aos anfitriões e aos seus convidados.
 
Objetivo

Todo evento tem uma razão de ser. Uma recepção pode ser realizada para comemorar um aniversário, bodas, ascensão da carreira profissional, chegada de um amigo, open house... Motivos para comemorar não faltam, por isso, é preciso delimitar claramente o intuito da recepção. Por exemplo, se a ideia é receber um parente que morou fora do país por alguns anos a lista de convidados deve priorizar os amigos do homenageado, não dos anfitriões; ao celebrar uma conquista no trabalho os convidados serão na maioria colegas de empresa, sócios e fornecedores.

Convidados

Agora que você já sabe o motivo do evento é hora de preparar a lista de convidados. A quantidade de pessoas que serão recebidas é fundamental para calcular o cardápio e as acomodações. Analise o ambiente para saber quantos convidados poderá recepcionar confortavelmente. Com certeza, um evento em casa comporta um número menor de presentes do que, por exemplo, um coquetel num vernissage.
Ao listar os convidados não se esqueça de adicionar um acompanhante para homens e mulheres aparentemente descompromissados, pois raramente uma pessoa vai desacompanhada a um evento.

Convite

É de bom tom que o convite seja enviado, no mínimo, três semanas antes da recepção. Se for um evento familiar o prazo pode ser menor. Se possível ligue para os convidados uma semana antes do evento para lembrar a data. Caso o acontecimento tenha um caráter mais formal, o ideal é solicitar a confirmação de presença por telefone, adicionando no fim do convite o número para confirmação e o nome da pessoa responsável. Desta forma, será possível prever com menor margem de erro a quantidade de convidados que participarão do evento.
 
Serviço

De modo geral, nas recepções os drinques e aperitivos são servidos por garçons que transitam entre os convidados que passam a maior parte do tempo de pé. Há a opção de distribuir puffs ou poltronas pelo ambiente para que algumas pessoas possam se acomodar, mas este tipo de evento não exige lugar para todos os convidados. Cabe aos anfitriões decidirem se também servirão um jantar, neste caso pode-se escolher entre o serviço americano ou o serviço a francesa, por exemplo. Ao optar pelo serviço analise bem o objetivo do evento e seus convidados e avalie se a situação pede algo mais formal ou informal.

- Serviço a Francesa: ideal para ocasiões especiais como bodas, noivados, quando há um hóspede estrangeiro ou quando seu superior no trabalho for o homenageado. Os pratos devem ser oferecidos aos convidados pela esquerda começando pela mulher que está sentada ao lado direito do anfitrião, pois este lugar é destinado a convidada de honra. Em seguida, servem-se as demais damas e por último o dono da casa. O garçom deve apenas posicionar a bandeja ao alcance do convidado para que o mesmo se sirva e não pode encostar na mesa ou esbarrar nas pessoas.

- Serviço a Inglesa: mais comum em restaurantes, neste serviço é o garçom quem serve todos os presentes.

- Serviço a americana: indicado apenas para recepções informais onde o grande número de convidados impede que todos sejam bem acomodados a mesa. Neste caso, as pessoas se mantêm de pé. É recomendado providenciar cadeiras ou poltronas para que os mais velhos possam descansar um pouco. O cardápio deve ser baseado em comidas que dispensem o uso de facas, as travessas devem ser ordenadas na mesa de modo que haja espaço numa das pontas para empilhar os pratos e dispor os talheres. Podem ser utilizados guardanapos de papel.

- Serviço a brasileira: aconselhado para reuniões de família. Por ser mais intimista dispensa o uso de garçons, mas não abra mão do bom gosto. Capriche na toalha e no cardápio estando atenta para as preferências de cada convidado. Neste serviço você mesma pode servir todos os convidados ou dispor as travessas no aparador para que eles se sirvam mais a vontade.
 
Comida e bebida

Para uma boa recepção é indicado servir vinho, champanhe, uísque, coquetéis de frutas, sucos, refrigerantes e água mineral com e sem gás. Numa ocasião mais simples, champanhe e uísque podem ser deixados de lado.

Salgados de forno, empadas, pastéis, croquetes, quiches, queijos, azeitonas, torradas com patês são opções adequadas para o evento. O importante é servir aperitivos pequenos, fáceis de manusear, pois é provável que o convidado esteja com uma das mãos ocupada com sua bebida e um guardanapo.

Quando os anfitriões optarem por oferecer também um jantar, o ideal é dar preferência para as massas que são mais fáceis de comer no caso de um serviço a americana, por exemplo. Para não errar na combinação entre comida e bebida lembre-se que:

 - Uísque acompanha os aperitivos;
- Peixe ou carne branca deve ser servido com vinho branco;
- Carne vermelha deve ser acompanhada de vinho tinto;
- A sobremesa combina com champanhe;
- Licores e conhaques devem ser servidos após a sobremesa.
 
Para calcular a quantidade de comida e bebida necessária para o evento siga as dicas a seguir:

Orce por pessoa:

- 10 salgadinhos se houver jantar após o coquetel
- Entre 15 e 18 salgadinhos quando não houver jantar
- 150 gramas de massa se houver acompanhamento
- 200 gramas caso a massa seja o prato principal
- 50 gramas de arroz
- 200 gramas de carne ou peixe
- 120 gramas de vegetais
- 300 gramas de churrasco
- 120 gramas de frutas
- 6 docinhos
- 60 gramas de bolo, quando houver docinhos e sobremesa
- 100 gramas de bolo quando este for a sobremesa
- 150 gramas (1 bola) de sorvete
- 200 ml de água mineral
- 400 ml de suco
- 400 ml de refrigerante

Orce por grupos:

- Durante o jantar, 1 garrafa de vinho tinto para grupos de 4 pessoas
- Se não houver jantar, 1 garrafa para 2 pessoas
- Quando o champanhe for servido do início ao fim do evento, 1 garrafa para duas pessoas
- Se o champanhe for servido apenas no momento do brinde, 1 garrafa para 8 pessoas
- Durante o coquetel, 1 garrafa de uísque serve 10 pessoas
- 1 garrafa de cerveja servirá 6 convidados se houver também outras bebidas alcoólicas
- Caso a cerveja seja a única bebida alcoólica deverão ser servidos 600 ml por convidado
- Grupos de 25 convidados consomem 750 ml de coquetel de frutas

Esta é apenas uma estimativa, deve-se levar em conta o clima na época do evento (verão ou inverno) e os hábitos dos convidados. Em geral, homens bebem mais do que as mulheres e os jovens consomem mais do que os adultos mais velhos. Também não é obrigatório servir todos os itens listados, cabe ao anfitrião montar o cardápio mais adequado ao evento e seus convidados. Em recepções com mais de dez convidados é recomendado contratar garçons, estipule 1 garçom para 15 convidados em serviço americano e 1 garçom para 12 pessoas em jantares sentados.

Música

Nas recepções a intenção principal é que os convidados conversem animadamente, conheçam outras pessoas e circulem entre os vários grupos presentes. Para propiciar um clima agradável, sem abafar a conversa, o mais indicado é dispor de uma música instrumental em baixo volume. Pode ser ao vivo ou mesmo uma gravação.

O que você precisa ter

Agora que você está apta a organizar uma recepção é necessário checar os itens disponíveis para o evento: guardanapos, copos, talheres, belas travessas... Tudo deve estar em perfeito estado, as peças devem combinar entre si e a quantidade deve ser suficiente para servir bem todos os convidados. Não esqueça também de preparar os outros cômodos, como o banheiro, por exemplo. Providencie um check list e boa sorte:

- Almofadas decorativas
- Aparelho de jantar
- Apoio para colher
- Assadeira
- Baixelas
- Bandejas
- Conjunto para sobremesa
- Copos e taças para cada tipo de drinque
- Faqueiro
- Galheteiro
- Jarras para suco e água
- Mantas para o sofá
- Molheira
- Patezeira
- Petisqueira
- Porta guardanapos
- Prato para bolo
- Réchaud
- Saladeiras
- Sousplat (base para prato)
- Suporte para assadeira
- Taça para sorvete
- Toalhas de mesa
- Toalhas de rosto para os banheiros.